Interne Kommunikation im Unternehmen
Motivation und Authentizität durch Messengerdienste
Nie war die Kommunikation im Unternehmen leichter als heute. Durch die fortschreitende Digitalisierung können sowohl Mitarbeiter im Home Office, vor Ort beim Kunden oder an verschiedenen Unternehmensstandorten erreicht werden. Erfahrungsgemäß ist diese Chance aber gleichzeitig auch eine Herausforderung. So gibt es mittlerweile nicht mehr nur E-Mails und Intranets, sondern es werden ständig neue Innovationen und Möglichkeiten geschaffen, die sich positiv nutzen lassen.
Das Problem bei Intranet und E-Mailprogrammen ist, dass die Seiten meist manuell aufgerufen werden müssen und insbesondere E-Mails schnell in der Flut der anderen Nachrichten verloren gehen. Auch stellt sich die Frage, wie man mobile Mitarbeiter schnell und direkt erreichen kann. Eine mögliche Lösung ist die Verwendung von Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram. Hier findet sich weder ein Spam-Ordner, noch ist davon auszugehen, dass der Posteingang ähnlich überlaufen ist, wie der Mailing-Ordner. Versendete Inhalte kommen so nicht nur direkt und schnell bei allen Mitarbeitern an, sondern können zudem ohne großen Aufwand alle möglichen Medienformate (Videos, Text, Links, Bilder) verbreiten.
So können beispielsweise Sonderangebote für die Kunden schnell und zuverlässig an alle Mitarbeiter versendet werden, sodass jeder ständig auf dem neuesten Stand ist, egal in welchem Bereich gearbeitet wird. Interne und externe Mitarbeiter werden gleichermaßen informiert. Fragen von Kunden können somit in jeder Position sicher und schnell beantwortet werden. Dies führt zu einem positiven Firmenbild und einem kompetenten Mitarbeiterimage. Auch sollte die Identifikation mit dem Unternehmen steigen, da ein Gefühl eines Miteinanders kreiert werden kann.
Formlose Nachrichten als authentische Wertschätzung
Wenn schnell und regelmäßig kurze und übersichtlich gestaltete Informationen versendet werden, kommt es weniger zu Missverständnissen oder falschen Absprachen. Durch die Transparenz gegenüber allen Mitarbeitern kann zudem auch das Miteinander verbessert und die Motivation gesteigert werden. Durch formlose Nachrichten mit modernen Emojis ist außerdem eine persönlichere und wertschätzende Kommunikation möglich. Auch kleine Anekdoten oder Lob können so verbreitet werden, was authentischer wirkt, als unpersönliche Sammelmails, die in dieser Form mit viel zu langen Texten und meist auch zu förmlicher Sprache zwischen etlichen anderen Nachrichten im Posteingang landen.
Ein weiterer Vorteil ist die einfache Bedienung der Messengerdienste. Selbst Menschen der älteren Generation nutzen mittlerweile privat Whatsapp und versenden so Fotos, Texte oder Videos an Freunde und Familie. Diese Form der internen Kommunikation bedarf somit kaum Einarbeitungszeit und ist nach Installation so gut wie selbsterklärend. Die positiven Änderungen können auf diesem Wege nahezu direkt umgesetzt werden.
Technik als ständiger Begleiter
Da die Digitalisierung insbesondere im Privatleben für positiv erlebte Kommunikation und Möglichkeiten steht, sollten Unternehmen genau an diesem Erleben anknüpfen.
Passend dazu lässt sich Henry Ford zitieren: „Erfolg besteht darin, dass man genau die Fähigkeiten hat, die im Moment gefragt sind.“ Das Unternehmen passt sich somit an das aktuelle Zeitalter und die Bedürfnisse der Mitarbeiter an. Es stellt sich dadurch die Frage, ob Intranets als Informationsplattform überhaupt noch notwendig sind. So sollen sie doch die Arbeit erleichtern, werden aber – im Gegensatz zu Kurznachrichtendiensten – bei weitem nicht so selbstverständlich im Alltag genutzt. Auch sind die vielen Funktionen häufig verwirrend und müssen – wie bereits beschrieben – gezielt aufgerufen werden und bieten wenig Mehrwert. Außer WhatsApp bieten sich auch Skype und eigens zu unternehmerischen Zwecken entwickelte Tools an. Letztere sind dabei jedoch meist kostenpflichtig.
Bekannte und kostenfreie Dienste sind somit vor allem für den Anfang vorzuziehen. Man spart unnötige Kosten und Einarbeitungszeiten.
