Wie gelingen digitale Veranstaltungen?
Digitalität nach der Krise
Die Corona-Pandemie brachte eine Vielzahl neuer digitaler Formate hervor. Auch in Bereichen, in denen zuvor wenig Fokus auf Digitalität lag, mussten viele Menschen von jetzt auf gleich lernen, sich digital zu organisieren. Dieser unerwartete Crash-Kurs in Sachen digitaler Bildung führte dazu, dass ein neuer Umgang mit den digitalen Möglichkeiten gewagt und in kürzester Zeit ungeahnte Potentiale hervorgebracht wurden. Die aus der Krise entstandenen digitalen Vorgehensweisen entsprachen der Dringlichkeit der Situation, schnell neue Wege zu schaffen, doch sind sie oftmals nicht vollends durchkonstruiert und zukunftsweisend. Es ist daher nun notwendig, den Blick zu weiten, um die gewagten digitalen Schritte zu erweitern und nicht bei den improvisierten digitalen Konzepten stehenzubleiben. Lesen Sie im folgenden, was Sie bei der Planung der nächsten digitalen Veranstaltung keinesfalls unbeachtet lassen sollten.
Zielsetzung
Vor Beginn jeder digitalen Veranstaltung sollte ein sehr klar formuliertes Ziel stehen. Erst so ist es möglich, die nötige Zeit und die vorhandenen Ressourcen zielgerecht einzusetzen und die Veranstaltung mit Erfolg abzuschließen. So banal es klingen mag: Die präzise Zielsetzung gilt es sich immer wieder vor Augen zu führen. Denn der Arbeits- und Planungsalltag hängt grundlegend von diesem Aspekt ab. Ein klares Ziel hilft dabei, Aufgaben zielgerichtet zu formulieren und zu erledigen, ohne sich in dem breiten Feld der digitalen Veranstaltungsplanung zu verlieren. Die Zielformulierung sollte dabei an das SMART-Prinzip angelehnt sein:
Werbung
Es lohnt sich nicht, 100% der Zeit in das Programm zu stecken und keine Zeit in die Werbung. Denn das beste Programm mit den besten Inhalten bringt nichts, wenn es keine Teilnehmenden gibt. Planen Sie vorher also ausreichend Ressourcen und Zeit für zielgruppenspezifische Werbung auf unterschiedlichen Kanälen ein.
Veranstaltungsformate
Wie bei analogen Veranstaltungen gibt es auch bei digitalen Veranstaltungen unterschiedliche Formate. Bei allen Formaten gilt jedoch: Es funktioniert nicht, das altbekannte Programm der analogen Veranstaltung 1:1 ins Digitale zu übertragen!
Seminare:
Seminare sollten kleingehalten werden. Um einen Austausch zu gewährleisten, sollte die Teilnehmerzahl von 15 Personen nicht überschritten werden. Die Länge des Seminars ist hierbei deutlich zu kürzen. Als Richtwert sind etwa 50% der Dauer der analogen Veranstaltung zu nennen. Es kann außerdem hilfreich sein, einen Moderator als Hilfe mit einzubeziehen, der die Rolle des technischen und organisatorischen Supports übernimmt.
Infoveranstaltungen:
Wenn es gelingt, ausreichend Abwechslung in die Infoveranstaltung zu bringen, kann die Veranstaltung als modernes Town Hall Meeting durchgeführt werden. Hierfür wird zu Beginn ein kurzer Impuls mit Informationen gegeben. Daraufhin werden vorher vorbereitete Fragen aus dem Teilnehmerkreis beantwortet, die von den Teilnehmenden selbst gestellt werden, um eine Abwechslung in Sprache und Akteur zu ermöglichen.
Fortbildungen:
Um Lernen im Digitalen zu ermöglichen, werden grundsätzlich andere Techniken nötig. Daher sollten Fortbildungs- und Seminarreihen bestenfalls aus einer Mischung aus Präsenzveranstaltung und digitalem Teil bestehen. Die Gestaltung des digitalen Teils bedarf eines ausgeklügelten Konzeptes mit abwechselnden Lerntechniken und verschiedenen Methoden. Bei der Ausgestaltung solcher Formate ist es häufig hilfreich, sich in diesem Bereich externe Unterstützung zu holen.
Kongresse:
Anstelle ganzer Messetage können digitale Veranstaltungen direkt vom Unternehmen initiiert werden, das ein straffes Programm für alle Interessieren zusammenstellt. Dabei können beispielsweise Mitarbeiter der jeweiligen Profession zu Wort kommen, statt der auf Messen gewöhnlich vertretenen Verwaltungsmitarbeiter. Vorteilhaft ist bei einer solchen digitalen Verlegung, dass Sie als Veranstalter am Ende bereits die Kontaktdaten der Teilnehmer besitzen.
Methoden
Als Referent in Online-Seminaren kämpfen Sie stetig gegen den Verlust der Aufmerksamkeit. Um das Interesse der Teilnehmenden beizubehalten, sollte möglichst oft ein Methodenwechsel erfolgen (Faustregel: Alle 10 Minuten). Methodenwechsel meint hier, dass auf einen kurzen Input die Möglichkeit folgt, die Teilnehmenden wieder aktiv mit einzubeziehen. Hierfür bieten sich eine Reihen von Methoden an, u.a. Umfragen, Gruppenräume (Break-Out-Rooms), Vorstellungsrunde, Bildschirm teilen, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.
Es können altbewährte Methoden wie eine Vorstellungs- oder Abschlussrunde ins Digitale überführt werden, mit allen Vor- oder Nachteilen, die dies bietet. Bei der Auswahl sollte eine gute Mischung aus alten, ins Digitale transferierten Methoden und neuen, rein digitalen Methoden gefunden werden.
Videokonferenzsoftwares
Die Anzahl verfügbarer Videokonferenzsoftwares ist groß. Zu den gängigsten Tools mit großer Nutzerschicht zählen Zoom, WebEx, GoogleMeets & Google Hangouts, Microsoft Teams / Skype for Business und Teamviewer. Diese haben sich bewährt und werden sich auch längerfristig auf dem Markt durchsetzen können. Die Kosten und genauen Funktionen ändern sich laufend, sodass hier vor Benutzung ausreichend recherchiert werden sollte.
Zusatztools
Es gibt eine beinah unerschöpfliche Anzahl an digitalen Hilfsmitteln und Tools, die in einer digitalen Veranstaltung hilfreich sein können, um beispielsweise Umfragen oder Quizze zu gestalten. Welches Tool einen Mehrwert bietet, hängt natürlich vom jeweiligen Veranstaltungsprogramm ab. Für die Bereitstellung digitaler Klassenräume ist beispielsweise Google Claasroom oder Padlet in Betracht zu ziehen. Für interaktive Elemente lassen sich eine Reihe von Tools nennen, exemplarisch ist hier Mentimeter für die Gestaltung von Quizzen und Umfragen oder Wooclap für Wordclouds und Abstimmungen verwiesen.
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die sich aus der Krise ergeben haben und bringen Sie Ihre digitale Veranstaltung zum Erfolg.
