Leeres E-Mail-Postfach in drei Schritten

11. Mai 2015

Vor ein paar Wochen war es endlich soweit und zum zweiten Mal in meinem Leben habe ich ein leeres privates Postfach gehabt. Keine einzige E-Mail wartete mehr auf mich auf der Startseite und wollte bearbeitet werden und gerne möchte ich dazu ein paar Tipps geben, wie auch ihr das Schaffen könnt.

Projektstruktur

In einem ersten Schritt bin ich vor drei Jahren angefangen meine E-Mails neu zu sortieren. Dazu gehörte, dass ich eine sehr stringente Projektstruktur auch in meinem E-Mailpostfach entwickelt habe nach Jahr, Monat und Tag (z.B. 150511 entspricht dem 11. Mai 2015). Dabei wird für jeden E-Mailverlauf für den ich mehrere Mails erwarte und die im Zusammenhang zueinander stehen, ein eigener Unterordner angelegt. Dies klingt auf den ersten Blick aufwendig, doch im zweiten Schritt spart man viel Zeit und auch Energie.

Zwei Besonderheiten sollte man darüber hinaus noch in seiner Projektstruktur bedenken und zwar sind dies wiederkehrende Anlässe oder Anliegen und Mails, die keinen großen Verlauf oder Nachlauf mit sich bringen.

Für letztere empfehle ich jedes Jahr einen neuen Ordner mit dem Namen „Sammelbox“ anzulegen und diesen ebenfalls mit einem Datum am Beginn des Jahres in den Ordner stellen. In die Sammelbox können so schnell die Mails abgelegt werden, die zwar aufgehoben werden müssen, aber doch irgendwie keinem Projekt zuzuordnen sind.

Für wiederkehrende Anlässe oder Anliegen empfehle ich ebenfalls jährlich eigene Ordner anzulegen, wenngleich den Ordnern keine konktreten Datumsangaben zugefügt werden können. Auch hier gilt der praktische Ansatz einfach ein Datum am Beginn des Jahres wählen oder aber mit Nullen arbeiten (z.B. 150000 entspricht dem Anfang des Jahres 2015).

Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung leerem Postfach ist der realistische Umgang mit Newslettern. Bei gefühlt jedem zweiten Klick im Internet bestellt man einen neuen Newsletter und das Postfach quillt schon relativ bald über. Für mich waren beim Umgang mit Newslettern zwei Sachen entscheidend: Zum einen habe ich eingesehen, dass ich mich eigentlich nur für ganz wenige Newsletter wirklich interessiere und zum anderen das wenn ich es nicht direkt schaffe einen Newsletter, dass dieser nie gelesen wird.

Daraus folgt zum einen, dass jeder ungewollte Newsletter direkt abbestellt wird mit einem Klick auf den Abbestell-Button, der fast mittlerweile in jeden Newsletter vorhanden ist. Dies ist auf den ersten Blick zwar zwei Klicks mehr (öffnen der Mail, abbestellen, löschen der Mails) als wenn der Newsletter direkt gelöscht wird, aber wir wollen ja ein leeres E-Mailpostfach.

Aus der anderen Tatsache ergibt sich, dass Newsletter die man nicht direkt lesen kann, einfach direkt gelöscht werden. Ganz unter dem Motto: „Der nächste Newsletter kommt bestimmt.“

Bearbeitung von Mails

Ich finde es grundsätzlich sehr hilfreich, wenn eine E-Mail nur ein Anliegen beinhaltet. Dies hat den großen Vorteil, dass Mails viel schneller beantwortet werden können. Auch beim Ziel des leeren Posteingangs hilft es Mails nach diesem Prinzip zu schreiben und auch zu beantworten. Anfragen können so besser weiterverteilt oder auch in einem der Projektordner geparkt werden, wenngleich sie zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt noch bearbeitet werden müssen, aber ggf. noch Rückmeldungen fehlen.

Am Ende bleibt dann noch zu sagen, dass es mir auch geholfen hat einfach mal Mails einfach zu löschen, die zwar eine lange Zeit auf eine Beantwortung gewartet haben, aber die man zeitlich dann doch eigentlich nie beantworten wird. Es klingt zwar manchmal hart sich von Dingen zu trennen, aber bei Mails im privaten Kontext darf man das ab und an einfach mal tun.

Feedback

Falls ihr weitere Tipps und gute Ideen habt, wie man das E-Mailpostfach gut strukturieren kann oder aber auch dauerhaft leer hält, dann freue ich mich über eure Ideen in der Kommentarbox.